Vilka personuppgifter vi samlar in och varför
Personuppgifter är all slags information som direkt eller
indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Till exempel
namn, personnummer, adress, e-postadress och telefonnummer. Det kan
också vara exempelvis bokningsnummer och IP-nummer om de kan kopplas
till fysiska personer.
Uppgifter som samlas in för att hantera en bokning
När
du bokar eller köper en produkt hos Rent-a-plagg samlar vi in
personuppgifter från dig för att kunna fullgöra din bokning/köp.
Om
bokningen omfattar barn samlar vi in dessa uppgifter även för barnet
förutsatt att detta krävs för att fullgöra bokningen. Exempel på sådana
uppgifter kan vara
▪ Identitetsuppgifter, tex namn, personnummer, adress.
▪ Kontaktuppgifter, tex adress, telefonnummer och e-postadress.
▪ Bokningsuppgifter, tex hyresperiod, leveransinformation och vilka produkter du bokat.
▪ Information om dina köp, inklusive vad du köpt, när och var du köpte det, hur du betalade samt betalningsinformation i de fall du betalar via Swish eller mot faktura.
▪ Hälsouppgifter, tex längd, vikt, kläd- och skostorlek för att kunna anpassa tex skidhyran.
Uppgifter som samlas in vid personlig kontakt
Vi
kan komma att samla in personuppgifter när du kontaktar oss i syfte att
hantera kundförhållandet mellan oss. I första hand samlar vi in de
personuppgifter som behövs för att kunna besvara din fråga eller hantera
ditt ärende.
Uppgifter som samlas in från någon annan än dig
Vid
bokning och vid kontakt med oss i olika ärenden förekommer det att en
person lämnar personuppgifter om en eller flera andra kunder i ett
sällskap. Vi förutsätter att den som lämnar uppgifterna har samtliga
individers samtycke till att lämna dessa personuppgifter. Om du inte
själv har genomfört en bokning utan någon annan har gjort en bokning där
du ingår samlar vi in personuppgifter om dig från den personen. När du
lämnar personuppgifter om andra gäster måste du vara säker på att dessa
gäster samtycker till det och att du har tillåtelse att lämna
uppgifterna. Om lämpligt bör du även försäkra dig om att dessa förstår
hur deras personuppgifter kan komma att användas av oss.
Hur vi använder och lagrar dina uppgifter
Rent-a-plaggs rättsliga grund att behandla dina personuppgifter
Rent-a-plagg
behandlar dina personuppgifter lagenligt. Det kan förekomma att samma
personuppgift behandlas både med stöd av flera rättsliga grunder, såsom
fullgörande av avtalet, baserat på en intresseavvägning eller specifikt
samtycke från dig, eller med stöd av att uppgiften är nödvändig för att
uppfylla andra rättsliga förpliktelser. Det innebär att även om du
återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket
upphör, kan personuppgiften ändå vara nödvändig att spara för andra
ändamål där personuppgiften fortfarande behövs. I huvudsak behandlar vi
dina uppgifter för att fullgöra ett avtal i vilket du är part,
exempelvis en bokning.
Administration av din bokning
För att kunna
leverera de tjänster och produkter du har beställt av oss (dvs.
fullgöra avtalet) använder vi dina personuppgifter på olika sätt.
Uppgifterna används för att ställa ut bokningsbekräftelse och andra
tillhörande dokument, för att göra bokning och genomföra betalningen av
de produkter du har beställt. Beroende på vad du har bokat eller
beställt används uppgifterna på motsvarande sätt för att leverera dessa
produkter.
Administration av din bokning inkluderar också användning
av dina uppgifter till bokföring, avräkning och revision, kredit eller
andra verifieringar av betalkort och tullkontroll (dvs. fullgöra
rättsliga förpliktelser).
För att kunna tillhandahålla dig kundservice
Vi
använder dina personuppgifter för att kunna ge dig service om du
kontaktar oss med frågor, synpunkter eller t.ex. reklamationer. Vi
använder ditt namn och i vissa fall personnummer för att identifiera dig
och din bokning. Vi använder dina kontaktuppgifter, som e-postadress
och telefonnummer för att kunna kontakta dig i samband med frågor och
ärenden. Detta gör vi för att kunna fullgöra avtalet med dig och med
stöd av vårt berättigade intresse att ge dig god service. Vi kan också
komma att använda de övriga personuppgifter som vi samlat in om dig för
att hantera din fråga eller ditt ärende beroende på vad som är relevant i
det enskilda fallet.
Utskick av information
När du genomfört en
bokning hos oss använder vi dina personuppgifter för att skicka
bokningsbekräftelse och i vissa fall viktig information och erbjudanden
kopplade till produkten.
Utveckling av tjänster och service
Vi använder de uppgifter vi samlar in om våra kunder för att utveckla och förbättra våra produkter och tjänster.
I
huvudsak använder vi anonyma eller anonymiserade uppgifter på
aggregerad nivå för att göra denna typ av analyser. Det kan dock
förekomma att vi använder även personuppgifter som vi har samlat in om
det är relevant. Detta gör vi för att fullgöra vårt avtal med dig och
med stöd av vårt berättigade intresse att förbättra våra tjänster och
vår service.
Lagkrav
Behandling av dina personuppgifter kan
slutligen också komma att ske för att vi ska kunna uppfylla
förpliktelser enligt lagar och förordningar, till exempel gällande
säkerhet och redovisning.
Lagringstider
Vi sparar aldrig data
längre än vad vi behöver och använder enbart dina personuppgifter för de
ändamål som framgår av denna policy. Därefter kommer vi på ett säkert
sätt att ta bort dina personuppgifter. Samma personuppgift kan dock
lagras på flera olika ställen för olika ändamål. Detta innebär att vi
kan komma att radera en uppgift ur ett system när den inte längre behövs
där, samtidigt som uppgiften kan komma att fortsätta lagras i ett annat
system om ändamålet finns kvar för just det systemet. Om uppgifter
behövs efter denna period för analytiska, historiska eller andra
legitima kommersiella syften kommer vi vidta lämpliga åtgärder för att
anonymisera dessa uppgifter så att dessa inte längre utgör
personuppgifter.
De personuppgifter vi samlar in vid en bokning
sparas i vårt bokningssystem i 1 år. Vid bokning eller köp där betalning
sker mot faktura sparas dina personnummer även i vårt ekonomisystem i 1
år. För varje bokning eller köp du gör mot faktura inom 1 år från din
senaste bokning eller köp kommer dina uppgifter att sparas i vårt
ekonomisystem 1 år.
Mailkonversationer raderas normalt efter 1 år.
Personuppgifterna
lagras som underlag för marknads- och kundanalyser, för
statistikändamål samt för att kunna ge dig bättre service.
Personuppgifterna sparas också för att vi ska kunna uppfylla de lagkrav
som finns och för att det ska finnas dokumentation kring bokningen/köpet
vid en eventuell reklamation. Vid reklamationer kan vissa uppgifter
komma att sparas i tio år för att vi ska ha möjlighet att försvara oss
mot rättsliga anspråk.
Enligt lag är vi skyldiga att bokföra och
bevara vissa uppgifter som utgör räkenskapsinformation. Vi måste därför
lagra dessa uppgifter i cirka sju år.
Utlämning av personuppgifter
För
att kunna fullgöra den bokning du gjort hos oss, kan vi behöva dela
dina personuppgifter med våra underleverantörer och samarbetspartners.
Vi delar enbart personuppgifter med dessa i den mån det är nödvändigt
för att de ska kunna tillhandahålla deras tjänster till dig och oss och
de får enbart tillgång till de personuppgifter som är nödvändiga.
Tjänsteleverantörer
För
att uppfylla ändamålen med vår behandling av dina personuppgifter delar
vi dina personuppgifter med företag som tillhandahåller tjänster till
Rent-a-plagg, t.ex. för att läna ut bokade produkter, hantera utskick
eller leverans av dina varor. Dessa företag får endast behandla dina
personuppgifter enligt våra uttryckliga instruktioner och får inte
använda dina uppgifter för egna ändamål. De är även skyldiga enligt lag
och avtal att skydda dina personuppgifter.
Avtalspartners och IT-leverantörer
Vi
använder oss av ett antal olika IT-tjänster och IT-system i vår
verksamhet. I vissa av dessa lagras och hanteras personuppgifter. Vi är
måna om din integritet och säkerheten för dina uppgifter vid all sådan
hantering. Vissa system är installerade lokalt hos oss och det är bara
vår personal som har tillgång till uppgifterna. I dessa fall sker ingen
överföring till tredje part. Vissa system är dock molnlösningar eller
installerade hos leverantören och innebär att vi överför personuppgifter
till leverantören. I dessa fall är leverantören vårt
personuppgiftsbiträde och hanterar uppgifterna på vårt uppdrag och
enligt våra instruktioner.
Webbanalysföretag
Vi använder oss av
externa leverantörer för personifiering och analys av användarbeteenden
på våra webbplatser och för användarfeedback. Dessa företag hanterar
personuppgifter som personuppgiftsbiträde för vår räkning. De uppgifter
det rör sig om är framför allt uppgifter som hanteras på anonym och
aggregerad nivå.
Agenter och digitala partners
När du gör en
bokning eller ett köp hos Rent-a-plagg via en utomstående researrangör
eller webbplats kan det förekomma att du själv lämnar personuppgifter
till researrangörer eller webbplatsen. Dessa personuppgifter ansvaras
för och hanteras av respektive aktör i enlighet med deras
personuppgiftspolicy.
När du bokar genom en agent lämnar du själv
dina personuppgifter till agenten och samtycker till att agenten
behandlar dessa i sin verksamhet. Agenten kan därför identifiera dig
t.ex. med hjälp av ditt namn. Vi ansvarar inte för agentens hantering av
de personuppgifter du själv lämnat direkt till researrangören.
Inom Rent-a-plagg
Den enskilde medarbetaren kan endast se sådan information som är relevant för att utföra dennes arbetsuppgifter.
Övriga
Om
du bokar andra reserelaterade tjänster via oss, t.ex. guide, kan i
förekommande fall de personuppgifter som behövs för att leverera den
beställda tjänsten lämnas över till den som ska utföra tjänsten. Det kan
t.ex. vara uppgifter om namn och personnummer för alla personer på
bokningen, och kontaktuppgifter för bokaren.
Utlämning till tredje land
Eftersom
vi levererar till Sverige, Norge, Danmark och Finland finns en del av
våra samarbetspartners (t.ex. fraktbolag) inom EU/EES-området. Det
betyder att personuppgifter kan komma att överföras till
samarbetspartners i dessa länder för samma ändamål som beskrivs ovan.
Dina rättigheter
Nödvändig hantering av personuppgifter och hantering med stöd av samtycke
Personuppgiftsbehandling
som är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra ett avtal med dig eller
för att vi ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet är tillåten utan
samtycke. För att vi ska kunna samla in och hantera dina personuppgifter
i något annat syfte krävs däremot att du samtycker till behandlingen.
Återkallelse av samtycke
Du
kan när som helst välja att återkalla ditt samtycke genom att kontakta
oss på kontaktuppgifterna nedan. Om du återkallar ditt samtycke kommer
vi att anonymisera de personuppgifter vi har om dig, och upphöra med den
behandling som omfattades av samtycket. Detta gör du enkelt genom att
skicka ett mail till info@rentaplagg.se
Det
kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av
samtycke och med stöd av att uppgiften är nödvändig eller med stöd av
andra regler. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och
den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå
finnas kvar hos oss för andra ändamål.
Rätt att få information om vilka personuppgifter vi har sparade om dig
Du har rätt att få en kopia på de personuppgifter som vi har om dig.
Rätt till kontroll över dina personuppgifter
Du
har rätt att begära att uppgifterna om dig ska raderas, kompletteras
eller rättas. Du har också rätt att begära att behandlingen av dina
personuppgifter begränsas till vissa ändamål och till exempel inte
används för direktreklam eller s.k. profilering.