Vilka personuppgifter vi samlar in och varför
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Till exempel namn, personnummer, adress, e-postadress och telefonnummer. Det kan också vara exempelvis bokningsnummer och IP-nummer om de kan kopplas till fysiska personer.
Uppgifter som samlas in för att hantera en bokning
När du bokar eller köper en produkt hos Outdoor Buddies samlar vi in personuppgifter från dig för att kunna fullgöra din bokning/köp.
Om bokningen omfattar barn samlar vi in dessa uppgifter även för barnet förutsatt att detta krävs för att fullgöra bokningen. Exempel på sådana uppgifter kan vara
▪ Identitetsuppgifter, tex namn, personnummer, adress.
▪ Kontaktuppgifter, tex adress, telefonnummer och e-postadress.
▪ Bokningsuppgifter, tex hyresperiod, leveransinformation och vilka produkter du bokat.
▪ Information om dina köp, inklusive vad du köpt, när och var du köpte det, hur du betalade samt betalningsinformation i de fall du betalar via Swish eller mot faktura.
▪ Hälsouppgifter, tex längd, vikt, kläd- och skostorlek för att kunna anpassa tex skidhyran.
Uppgifter som samlas in vid personlig kontakt
Vi kan komma att samla in personuppgifter när du kontaktar oss i syfte att hantera kundförhållandet mellan oss. I första hand samlar vi in de personuppgifter som behövs för att kunna besvara din fråga eller hantera ditt ärende.
Uppgifter som samlas in från någon annan än dig
Vid bokning och vid kontakt med oss i olika ärenden förekommer det att en person lämnar personuppgifter om en eller flera andra kunder i ett sällskap. Vi förutsätter att den som lämnar uppgifterna har samtliga individers samtycke till att lämna dessa personuppgifter. Om du inte själv har genomfört en bokning utan någon annan har gjort en bokning där du ingår samlar vi in personuppgifter om dig från den personen. När du lämnar personuppgifter om andra gäster måste du vara säker på att dessa gäster samtycker till det och att du har tillåtelse att lämna uppgifterna. Om lämpligt bör du även försäkra dig om att dessa förstår hur deras personuppgifter kan komma att användas av oss.
Hur vi använder och lagrar dina uppgifter
Outdoor Buddies rättsliga grund att behandla dina personuppgifter
Outdoor Buddies behandlar dina personuppgifter lagenligt. Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av flera rättsliga grunder, såsom fullgörande av avtalet, baserat på en intresseavvägning eller specifikt samtycke från dig, eller med stöd av att uppgiften är nödvändig för att uppfylla andra rättsliga förpliktelser. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå vara nödvändig att spara för andra ändamål där personuppgiften fortfarande behövs. I huvudsak behandlar vi dina uppgifter för att fullgöra ett avtal i vilket du är part, exempelvis en bokning.
Administration av din bokning
För att kunna leverera de tjänster och produkter du har beställt av oss (dvs. fullgöra avtalet) använder vi dina personuppgifter på olika sätt. Uppgifterna används för att ställa ut bokningsbekräftelse och andra tillhörande dokument, för att göra bokning och genomföra betalningen av de produkter du har beställt. Beroende på vad du har bokat eller beställt används uppgifterna på motsvarande sätt för att leverera dessa produkter.
Administration av din bokning inkluderar också användning av dina uppgifter till bokföring, avräkning och revision, kredit eller andra verifieringar av betalkort och tullkontroll (dvs. fullgöra rättsliga förpliktelser).
För att kunna tillhandahålla dig kundservice
Vi använder dina personuppgifter för att kunna ge dig service om du kontaktar oss med frågor, synpunkter eller t.ex. reklamationer. Vi använder ditt namn och i vissa fall personnummer för att identifiera dig och din bokning. Vi använder dina kontaktuppgifter, som e-postadress och telefonnummer för att kunna kontakta dig i samband med frågor och ärenden. Detta gör vi för att kunna fullgöra avtalet med dig och med stöd av vårt berättigade intresse att ge dig god service. Vi kan också komma att använda de övriga personuppgifter som vi samlat in om dig för att hantera din fråga eller ditt ärende beroende på vad som är relevant i det enskilda fallet.
Utskick av information
När du genomfört en bokning hos oss använder vi dina personuppgifter för att skicka bokningsbekräftelse och i vissa fall viktig information och erbjudanden kopplade till produkten.
Utveckling av tjänster och service
Vi använder de uppgifter vi samlar in om våra kunder för att utveckla och förbättra våra produkter och tjänster.
I huvudsak använder vi anonyma eller anonymiserade uppgifter på aggregerad nivå för att göra denna typ av analyser. Det kan dock förekomma att vi använder även personuppgifter som vi har samlat in om det är relevant. Detta gör vi för att fullgöra vårt avtal med dig och med stöd av vårt berättigade intresse att förbättra våra tjänster och vår service.
Lagkrav
Behandling av dina personuppgifter kan slutligen också komma att ske för att vi ska kunna uppfylla förpliktelser enligt lagar och förordningar, till exempel gällande säkerhet och redovisning.
Lagringstider
Vi sparar aldrig data längre än vad vi behöver och använder enbart dina personuppgifter för de ändamål som framgår av denna policy. Därefter kommer vi på ett säkert sätt att ta bort dina personuppgifter. Samma personuppgift kan dock lagras på flera olika ställen för olika ändamål. Detta innebär att vi kan komma att radera en uppgift ur ett system när den inte längre behövs där, samtidigt som uppgiften kan komma att fortsätta lagras i ett annat system om ändamålet finns kvar för just det systemet. Om uppgifter behövs efter denna period för analytiska, historiska eller andra legitima kommersiella syften kommer vi vidta lämpliga åtgärder för att anonymisera dessa uppgifter så att dessa inte längre utgör personuppgifter.
De personuppgifter vi samlar in vid en bokning sparas i vårt bokningssystem i 1 år. Vid bokning eller köp där betalning sker mot faktura sparas dina personnummer även i vårt ekonomisystem i 1 år. För varje bokning eller köp du gör mot faktura inom 1 år från din senaste bokning eller köp kommer dina uppgifter att sparas i vårt ekonomisystem 1 år.
Mailkonversationer raderas normalt efter 1 år.
Personuppgifterna lagras som underlag för marknads- och kundanalyser, för statistikändamål samt för att kunna ge dig bättre service. Personuppgifterna sparas också för att vi ska kunna uppfylla de lagkrav som finns och för att det ska finnas dokumentation kring bokningen/köpet vid en eventuell reklamation. Vid reklamationer kan vissa uppgifter komma att sparas i tio år för att vi ska ha möjlighet att försvara oss mot rättsliga anspråk.
Enligt lag är vi skyldiga att bokföra och bevara vissa uppgifter som utgör räkenskapsinformation. Vi måste därför lagra dessa uppgifter i cirka sju år.
Utlämning av personuppgifter
För att kunna fullgöra den bokning du gjort hos oss, kan vi behöva dela dina personuppgifter med våra underleverantörer och samarbetspartners. Vi delar enbart personuppgifter med dessa i den mån det är nödvändigt för att de ska kunna tillhandahålla deras tjänster till dig och oss och de får enbart tillgång till de personuppgifter som är nödvändiga.
Tjänsteleverantörer
För att uppfylla ändamålen med vår behandling av dina personuppgifter delar vi dina personuppgifter med företag som tillhandahåller tjänster till Outdoor Buddies, t.ex. för att läna ut bokade produkter, hantera utskick eller leverans av dina varor. Dessa företag får endast behandla dina personuppgifter enligt våra uttryckliga instruktioner och får inte använda dina uppgifter för egna ändamål. De är även skyldiga enligt lag och avtal att skydda dina personuppgifter.
Avtalspartners och IT-leverantörer
Vi använder oss av ett antal olika IT-tjänster och IT-system i vår verksamhet. I vissa av dessa lagras och hanteras personuppgifter. Vi är måna om din integritet och säkerheten för dina uppgifter vid all sådan hantering. Vissa system är installerade lokalt hos oss och det är bara vår personal som har tillgång till uppgifterna. I dessa fall sker ingen överföring till tredje part. Vissa system är dock molnlösningar eller installerade hos leverantören och innebär att vi överför personuppgifter till leverantören. I dessa fall är leverantören vårt personuppgiftsbiträde och hanterar uppgifterna på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner. Webbanalysföretag
Vi använder oss av externa leverantörer för personifiering och analys av användarbeteenden på våra webbplatser och för användarfeedback. Dessa företag hanterar personuppgifter som personuppgiftsbiträde för vår räkning. De uppgifter det rör sig om är framför allt uppgifter som hanteras på anonym och aggregerad nivå.
Agenter och digitala partners
När du gör en bokning eller ett köp hos Outdoor Buddies via en utomstående researrangör eller webbplats kan det förekomma att du själv lämnar personuppgifter till researrangörer eller webbplatsen. Dessa personuppgifter ansvaras för och hanteras av respektive aktör i enlighet med deras personuppgiftspolicy.
När du bokar genom en agent lämnar du själv dina personuppgifter till agenten och samtycker till att agenten behandlar dessa i sin verksamhet. Agenten kan därför identifiera dig t.ex. med hjälp av ditt namn. Vi ansvarar inte för agentens hantering av de personuppgifter du själv lämnat direkt till researrangören.
Inom Outdoor Buddies
Den enskilde medarbetaren kan endast se sådan information som är relevant för att utföra dennes arbetsuppgifter.
Övriga
Om du bokar andra reserelaterade tjänster via oss, t.ex. guide, kan i förekommande fall de personuppgifter som behövs för att leverera den beställda tjänsten lämnas över till den som ska utföra tjänsten. Det kan t.ex. vara uppgifter om namn och personnummer för alla personer på bokningen, och kontaktuppgifter för bokaren.
Utlämning till tredje land
Eftersom vi levererar till Sverige, Norge, Danmark och Finland finns en del av våra samarbetspartners (t.ex. fraktbolag) inom EU/EES-området. Det betyder att personuppgifter kan komma att överföras till samarbetspartners i dessa länder för samma ändamål som beskrivs ovan.
Dina rättigheter
Nödvändig hantering av personuppgifter och hantering med stöd av samtycke
Personuppgiftsbehandling som är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra ett avtal med dig eller för att vi ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet är tillåten utan samtycke. För att vi ska kunna samla in och hantera dina personuppgifter i något annat syfte krävs däremot att du samtycker till behandlingen.
Återkallelse av samtycke
Du kan när som helst välja att återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss på kontaktuppgifterna nedan. Om du återkallar ditt samtycke kommer vi att anonymisera de personuppgifter vi har om dig, och upphöra med den behandling som omfattades av samtycket. Detta gör du enkelt genom att skicka ett mail till hello@outdoorbuddies.se
Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av samtycke och med stöd av att uppgiften är nödvändig eller med stöd av andra regler. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål.
Rätt att få information om vilka personuppgifter vi har sparade om dig
Du har rätt att få en kopia på de personuppgifter som vi har om dig.
Rätt till kontroll över dina personuppgifter
Du har rätt att begära att uppgifterna om dig ska raderas, kompletteras eller rättas. Du har också rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas till vissa ändamål och till exempel inte används för direktreklam eller s.k. profilering.
För att kunna erbjuda dig Klarnas betalmetoder kan vi i kassan komma att dela dina personuppgifter i form av kontaktuppgifter och orderinformation med Klarna, för att Klarna ska kunna bedöma om du kan välja betalmetoderna, samt för att anpassa dem för dig. Dina personuppgifter som delas behandlas enligt Klarnas egen dataskyddsinformation.